I. Ochrona danych osobowych a zapisy(RODO)

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera Stowarzyszenie „Wspólnie dla Gminy Krasnystaw”, 22-300 Krasnystaw ul. M. Konopnickiej 4 jako administrator danych osobowych. Informacja wskazuje na sposób, w jakie są one wykorzystywane, a także prawa związane ze zbieraniem i wykorzystywaniem danych. W celu prowadzenia działalności Stowarzyszenie zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane "danymi osobowymi"), w tym informacje o beneficjentach pomocy (osoby fizyczne, organizacje pozarządowe).
W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:

• dlaczego i w jaki sposób Stowarzyszenie gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
• na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
• jakie są prawa i obowiązki spoczywające na Administratorze / Beneficjencie / Partnerze w nami współpracującym związane z przetwarzaniem zgromadzonych danych.

II. Zakres gromadzonych informacji

W niniejszej klauzuli Stowarzyszenie informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzania”) w odniesieniu do osób fizycznych będących:

• a) beneficjentami pomocy, w tym potencjalnymi beneficjentami,
• b) innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach organizacji przedsięwzięć realizowanych przez Stowarzyszenie

III. Rodzaje danych osobowych gromadzonych przez SWDGK

1. Dane osób współpracujących będące w posiadaniu SWDGK

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem/ JST/ NGO a Stowarzyszeniem, polegającą w szczególności na: przekazywaniu pomocy rzeczowej – np. żywności, przyjmowaniu kwestionariuszy związanych z organizacją aktywizacji społecznych, zawieraniu umów w związku z wykonywaniem zleconych czynności, SWDGK może być w posiadaniu Państwa danych i może przetwarzać te dane, takie jak:

• a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
• b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
• c) numer PESEL,
• d) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
• e) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
• f) numer rachunku bankowego.

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio pomiędzy Państwem a Stowarzyszeniem, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla realizacji projektów lub umów podpisanych przez Stowarzyszenie, które zobowiązało się do realizacji określonego zadania np. dystrybucji żywności wśród osób ubogich. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Stowarzyszenie (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości otrzymania przez Państwa żywności lub brakiem uczestnictwa w szkoleniach, projektach o przyznanie pomocy)

2. Pozyskiwanie danych z innych źródeł

Państwa dane mogą być pozyskane przez SWDGK z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców np. CEIDG lub KRS. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub od podmiotów udzielających pomocy. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umów pomiędzy Stowarzyszeniem a takim podmiotem jak np. Bank Żywności.

IV. Podstawy prawne przetwarzania danych

1. Podstawy prawne

Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

• a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej ze Stowarzyszeniem;
• b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań wynikających z procedur konkursu, projektu;
• c) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (np. na żądanie właściwych organów lub sądów);
• d) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych spraw Stowarzyszenia lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.

Takimi „uzasadnionymi interesami” są:

• I. zawieranie i wykonywanie umów z beneficjentami pomocy;
• II. weryfikacja Beneficjentów pomocy w publicznych rejestrach;
• III. kontakt z beneficjentami pomocy, uczestnikami aktywności prowadzonymi przez Stowarzyszenia, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów beneficjentów i osób współpracujących lub korzystających z pomocy służących umożliwieniu kontaktu Stowarzyszenia z w/w osobami;

2. Cele i okresy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Stowarzyszenie poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.

Stowarzyszenie przetwarza dane w sposób ręczny oraz elektronicznie.

V. Środki ochrony stosowane do zgromadzonych danych osobowych

Wszyscy wolontariusze uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych. Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

VI. Przekazywanie danych osobowych

Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie IV podpunkt 2. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

• a) wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja, organy kontroli państwowej), organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
• b) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
• e) Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego;
• f) inne instytucje finansujące projekty realizowane przez Stowarzyszenie.

1. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nie przekazujemy danych do odbiorców w państwach trzecich, Jeżeli w przyszłości taki transfer danych będzie miał miejsce, poinformujemy o tym w niniejszej informacji, jak również zapewnimy, aby dane były odpowiednio zabezpieczone.

VII. Przysługujące Państwu prawa

1. Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Stowarzyszenie. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie VII podpunkt 2 poniżej. Stowarzyszenie niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

• a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Stowarzyszenie uzyskało taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem);
• b) żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• c) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• d) wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Stowarzyszenia lub strony trzeciej;
• e) przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych do Stowarzyszenia w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Stowarzyszenia i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Stowarzyszenie będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie zobowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie Stowarzyszenie może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Stowarzyszeniu lepiej zrozumieć sytuację. Stowarzyszenie dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail na stowarzyszenie@swdgk.pl lub skontaktować się ze Stowarzyszeniem korespondencyjnie pod adresem Stowarzyszenie „ Wspólnie dla Gminy Krasnystaw” ul. M. Konopnickiej 4, 22-300 Krasnystaw z adnotacją „Ochrona danych osobowych”. Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Stowarzyszenie przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej. Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Stowarzyszenia, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.

VIII. Aktualizacje polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności została zaktualizowana i zatwierdzona przez Zarząd Stowarzyszenia w dniu 24.05.2018 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, lub ulegną zmianie procesy zachodzące w Stowarzyszeniu.